Unternehmen und Organisationen nutzen in der heute herausfordernden Zeit vermehrt Video Calls, um Nähe und Austausch zu pflegen. Verbindungsprobleme, Fragen zu Datenschutz und das virtuelle Kaffeetrinken beeinflussen die Art der Zusammenarbeit. Online-Meetings fördern den persönlichen Austausch, verbunden mit einigen Nachteilen. Einige Grundregeln helfen aber darüber hinweg.
Drei Vorteile: effizient, verbindend, flexibel
- Effizienz: Die Zeiten für An- und Abreise fallen weg. Da viele Video-Sitzungen strukturierter sind und klarer geführt werden, nimmt die Sitzungsdauer ab.
- Nähe trotz Distanz: Videokonferenzen bringen Nähe in Teams, die an unterschiedlichen Orten arbeiten. Für standortübergreifende oder internationalen Organisationen ist das eine Chance, Sitzungen auch künftig so zu führen – und über die eigenen vier (Büro-)Wände hinweg den Team-Spirit zu pflegen.
- Flexibilität: Sitzungen innert kürzester Zeit einzuberufen ist möglich. Organisationen sind flexibler und können rasch agieren, wenn es zählt..
Drei Nachteile: spüren, konzentrieren, strukturieren
- Zwischenmenschliches fehlt: Auf dem Bildschirm sehen wir Gesichter, Gestik und Körpersprache sind kaum spür- und sichtbar. Fehlt die nonverbale Kommunikation, der Stimmungsradar, sind Gesprächssituationen schwierig einzuschätzen.
- Kurze Aufmerksamkeitsspanne: Auf den Bildschirm schauen erfordert viel Konzentration. Die Aufmerksamkeitsspanne ist kürzer. Baut man regelmässige Interaktionen der Teilnehmenden ein, bleiben alle on board und aufmerksam. Tools wie Miro oder Trello unterstützen.
- Struktur schaffen: Video Calls ohne Struktur und ohne klare Führung sind frustrierend. Unbedingt Ziel und Traktanden, die Leitung und das Setting im voraus festlegen.
Zehn wichtige Regeln für Online-Meetings
Wer diese zehn Regeln beherzigt, ist bezüglich Online-Etikette auf dem richtigen Weg:
- Vorbereitung und Struktur: Per Video noch wichtiger für Vorbereitung, Erwartung und Effizienz
- Pünktlichkeit und Zeiten einhalten: Zur Zeit erscheinen und die vorgegebenen (Detail-)Zeiten nicht überschreiten
- Disziplin: auch wenn Ton und/oder Bild abgeschaltet sind: Essen, Weggehen vom Call, parallel arbeiten ist unaufmerksam
- Stilfrage: Im Homeoffice darfs auch mal etwas légèrer sein. Trotzdem darf man je nach Thema oder Publikum ein Hemd anziehen.
- On/Off: Vor allem bei grossen Gruppen – Mikrofon stumm, wenn keine Rede verlangt
- Rücksicht: einander ausreden lassen und das Wort durch Handzeichen verlangen oder weitergeben
- Aufgeräumt: Türen und Fenster zu, keine Unordnung
- Ton: Kopfhörer und Mikrofon bringen Qualität beim Senden und Empfangen
- Bild: Kein Gegenlicht, gute Lichtverhältnisse schärfen das Bild, Kamera auf Augenhöhe
- Technik: stabile Webverbindung, gute User-Kenntnisse der Tools (einführen!) und einwandfreie Hardware (s. auch Pkte 8/9)
BBC.com gibt zudem «Five tips to look best on video calls» und dieser herrliche Home-Office-Moment aus dem gleichen Medienhaus geht gerade viral.
Die aktuelle Situation zwingt uns zum Austausch auf Distanz, fördert die Digitalisierung und neue Arbeitsformen. Ob in Zeiten wo direkte Begegnungen wieder verstärkter möglich sind, virtuelle Sitzungen und standortübergreifend Kaffeepausen gepflegt werden, wird sich zeigen. Geübt sind wir nun, kennen Regeln und Tools – und können darauf aufbauen.
Foto: zoom.us
Weiterführend
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