Virtuelle und hybride Events – fünf Learnings

Einen Event zu planen und durchzuführen ist in Zeiten von Corona eine besondere Herausforderung. Fünf Learnings, die wir aus unseren Erfahrungen nach knapp einem Jahr «New Normal» mitnehmen.
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Beim Apéro anstossen, uns in Workshop-Räumen die Post-its um die Ohren wirbeln, eine Frage in den Saal schmettern – das war gestern. Heute teilen wir unsere Bildschirme, starren unsere Webcams an und hoffen beim Eröffnen einer Diskussion auf eine Wortmeldung aus der grossen Stille am anderen Ende des digitalen Tunnels.

Virtuelle oder hybride Events sind nichts Neues – aber seit rund einem Jahr sind sie zum Standard geworden. Auch unseren geliebten Social Media Gipfel führen wir in zwei Wochen bereits zum fünften Mal in Folge unter besonderen Umständen durch. Dabei haben wir verschiedenste Formate und Settings ausprobiert  – von Live-Übertragung aus der Eventlocation mit begrenztem Publikum bis hin zur Komplett-Homeoffice-Edition.

Fünf Erkenntnisse für die virtuelle und hybride Live-Kommunikation

Diese Learnings ziehen wir aus den Erfahrungen des letzten Jahres:

  • Vorteile der digitalen Formate nutzen: Virtuelle Rundgänge, Experten aus dem Ausland zuschalten, modular aufgebaute Events. Entscheidend ist, dass wir nicht versuchen physische Events 1:1 nachzubilden, sondern die Vorteile des digitalen Formats nutzen.
  • Einbinden des Publikums: Bei virtuellen Formaten tendieren wir als Zuschauer abzuschweifen und Dinge nebenher zu erledigen. Dagegen helfen interaktive Teile – (Live-) Umfragen, Miro-Boards und Breakout-Sessions – und genügend Pausen.
  • Tool und Technik – ausprobieren, womit man sich wohl fühlt: Tools gibt es wie Sand am Meer. Wir haben gute Erfahrungen gemacht mit Facebook Live via Restream.io, wenn es sich um einen öffentlichen Anlass handelt. Bei einem Anlass mit Ticket und Anmeldung: Zoom läuft mit bis zu 100 Teilnehmenden reibungslos. Vieles ist möglich – Hauptsache, man fühlt sich wohl.
  • Ansprüche lassen sich steuern: Die Erwartungen an einen Event steigen mit Preis und Form des Anlasses. Je nach Grösse des Events lohnt es sich, einen technischen Partner hinzuzuziehen. Dieser leistet bei Aufnahme, Ausstattung und Übertragung Support. Bei kleineren und kostenlosen Events darf es auch mal «handglismet» sein – hier erwartet niemand eine SRF-Produktion.
  • Testen und Lernen: Wir alle sind noch am Lernen. Die Technik kann gerade in einer Live-Situation zu einem zusätzlichen Stressfaktor werden. Wichtig ist, mit allen Beteiligten vorher Ablauf und Tools zu testen. Und sollte es doch mal zu einer Panne kommen: Ruhe bewahren. Wir haben alle bereits mindestens eine erlebt.
    Tipp: Jemand im Team kümmert sich vor und während des Events ausschliesslich um die Technik.

Unsere Prognose: Das virtuelle und vor allem auch hybride Format wird nicht mehr verschwinden. In Zukunft gilt es, physische und virtuelle Eventformate sinnvoll zu verknüpfen.

Weiterführend im bernet.blog:

Photo by Gabriel Benois on Unsplash

 

 

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