«Das Gehirn vergisst.» – Das war einer der Sätze von meiner Professorin an der Universität Zürich. Deshalb setzte ich zu Beginn auf To-do-Listen, Notizbücher, Agenden und den Google Kalender, um meine Aufgaben und Termine zu strukturieren. Es wurde mir aber mit der Zeit bewusst, dass bei Task Management oft weniger mehr ist.
Meine Notizen waren über verschiedene Systeme verstreut: ein Notizbuch, meine persönliche Agenda, Google To Do, Google Kalender und so weiter. Doch im Agenturalltag, wenn man schnell von einem Task zum nächsten hüpfen muss, ist Übersicht das A und O.
In einer Zeit, in der es von Organisierungstools nur so wimmelt, habe ich mich zunächst auf ein einzelnes Notizbuch beschränkt. Der Vorteil dabei war, dass sich Inhalte durch das handschriftliche Festhalten besser einprägen als auf einem Bildschirm. Der Nachteil ist jedoch, dass sich Aufgaben nicht flexibel verschieben, priorisieren oder nachbearbeiten lassen.
Dafür eignen sich Excel-Tabellen und andere digitale To-do-Listen besonders gut. Entscheidend ist jedoch, dass diese regelmässig gepflegt und konsequent bearbeitet werden. Ein Tool mit integriertem Benachrichtigungssystem, wie Asana oder Trello kann dabei hilfreich sein, da es an anstehende und dringende Aufgaben erinnert und so eine zuverlässige Bearbeitung unterstützt.
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Titelbild: Luis Villasmil auf Unsplash