Willkommen zurück im Büro. Haben Sie auch – als erste Amtshandlung sozusagen – erst einmal aufgeräumt? Und sich dabei gefragt, was Sie mit verjährten E-Mails machen sollen? Viele Firmen archivieren E-Mails nicht oder überlassen die Entscheidung ihren Mitarbeitenden.
Verjährte Akten? Ab in die Kehrichtverbrennung. Alte E-Mails? Archivieren? Oder in den Papierkorb? Aus rechtlicher Sicht müssen Sie beim Wegwerfen von geschäftsrelevanten E-Mails vorsichtig sein.
Auch E-Mails haben Beweiskraft, auch ein per E-Mail abgeschlossener Vertrag ist von juristischer Bedeutung. Schon allein deshalb steht ein Unternehmen in der Pflicht, wichtige E-Mails während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Sie haben lediglich die Wahl, ob Sie solche Mails ausdrucken oder elektronisch abgelegen wollen.
Wichtig deshalb für alle Unternehmen:
- Die E-Mail-Archivierung sollte in jeder Firma geregelt sein.
- Geschäftsrelevante E-Mails müssen – egal auf welche Art – archiviert werden.
Gemäss Studien fallen in Unternehmen pro Mitarbeiter und Jahr zehntausend E-Mails an. E-Mails sind Zeitfresser und Fallen der Efffizienz. Viel Ramsch befindet sich unter ihnen – aber manchmal eben auch Wissen, welches oft nur im E-Mail-System vorhanden ist. Fördern Sie also eine hieb- und stichfeste E-Mail-Kultur in ihrem Unternehmen. Legen Sie Grundregeln zur E-Mail-Archivierung fest, zum Beispiel nach dem Leitfaden der deutschen Bitkom. Und räumen Sie dort auf, wo es nötig ist.
Vielen Dank für die Information bzw. die Übersicht zum Thema E-Mail. E-Mail Kultur im Unternehmen ist sicher sehr hilfreich -> gibt es hierzu Tipps bzw. Vorschläge, wie das in anderen Firmen bereits geregelt wurde?
Die Kostenersparnis, die durch eine gute Struktur (nicht nur Emails) bzw. Übersicht von Arbeitsabläufen und Unterlagen entsteht, sollte ebenfalls beachtet werden!
Grüezi Herr Reisner
zum Thema E-Mail-Kultur kann ich Ihnen noch Folgendes anbieten: https://www.bernet.ch/newsletter/maerz_2005. Aber vielleicht gibt es noch andere, weiter führende Erfahrungen?
Vielen Dank für die Ergänzung -> evtl. gibt es noch weitere Tipps von Mitlesern.
Hier auch noch ein Beitrag wie man z.B. Emails einfach sortieren kann, wobei ich der Hierarchie mehr Gewicht zurechne den den Tags.
http://www.sigs.de/publications/os/2007/03/starke_OS_03_07.pdf
Ein weiterer interessanter Versuch die Kommunikation zu verbessern.
http://communities.intel.com/openport/blogs/it/2008/06/14/-quiet-time-and-no-email-day-pilot-data-is-in
Oh, ja danke für den Post. Wird gute Grundlage sein für ein umfassendes E-Mail Projekt. Wir sind in diesem Rahmen am Evaluieren von MailManager (siehe http://www.logicalware.com/) zum Abarbeiten von allgemeinen E-Anfragen.
Sophie, du schreibst in deinem Blogeintrag, „E-mails sind Zeitfresser und Fallen der Effizienz“.
Ich finde es super, dass ihr mit diesem Blog eine Initiative macht, die vielleicht die Anzahl von e-mails reduzieren kann. Welche Andere kollaborative Technologien / Web 2.0 Tools anwendet ihr um mit KundInnen und anderen Netzwerkpartnern zu kommunizieren?
Gruss
Guten Morgen Max, herzlichen Dank für diesen interessanten Link zum Thema“Ordnung 2.0″. Interessant wird es wohl vor allem, wenn hierarchische Verzeichnisse und Tags zusammenspielen? Gmail scheint ja ein gutes Beispiel dafür zu sein.
Und hallo Thierry, eure Erfahrungen mit Logicalware oder anderen Mail-Managern interessieren uns natürlich – selber sortieren und beantworten wir im Moment noch jedes einzelne Mail persönlich 🙂
Hello Frank, die Inhalte unserer Webseite (auch unsere Checklists, Studien, Newsletter) haben zum Beispiel eine Kommentarfunktion. Leider wird diese aber kaum genutzt.