Zählt ihre E-Mail-Inbox 10, 100 oder 1000 E-Mails? Mit welcher Systematik behalten Sie den nötigen Überblick und werden die E-Mails effizient bearbeitet?
So gehe ich vor: Die wichtigen (beispielsweise Anfragen, damit ein Lieferant weiterarbeiten kann) und die schnell zu bearbeitenden E-Mails erledige ich sofort. Die anderen wandern ab in einen Ordner Aktion oder Zum Lesen. Einmal täglich gehe ich diese beiden Ordner durch, damit nichts vegessen geht. Die grosse Gefahr dabei: ich freue mich über die leere Inbox und blende die anstehenden Arbeiten im Ordner Aktion aus. Manchmal fühle ich mich selbst betrogen – vergleichbar mit einem geschlossenen Schrank, schön aufgeräumt. Und jedes Mal, wenn ich ihn öffne, fällt mir etwas in den Schoss. Mal grösser, mal kleiner.
Gina Trapani, amerikanische Autorin und Kolumnistin für FastCompany, hat folgende Tipps:
- keine Anhäufung in der Inbox
- unrelevante Mails löschen
- Mails mit Arbeitsaufwand kleiner als zwei Minuten erledigen, andere in Ablage
- drei Ordner für die Ablage: to do, wait und reference
- tägliche Ablage in den drei Ordner
- Mails älter als drei Tage in den Ordner backlog
Schauen Sie selbst Ihre Empfehlungen an. Super gemachtes Video:
Weitere Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mail in unserem Anstoss-Newsletter vom März 2005.