In Zusammenhang mit erfolgreicher Teamarbeit fallen oft Begriffe wie «andere Meinungen akzeptieren», «zuhören können» oder «Selbstverantwortung». Erfolgreiche Zusammenarbeit bedingt aber auch systematische Prozesse und Arbeitsmittel. In diesem Anstoss zeigen wir aus eigener Erfahrung, welche einfachen Mittel die Teamarbeit verbessern:
- Team-Wiki – Wissen vernetzen
- Ablage mit System
- interne Sitzungen auf den Punkt gebracht
Team-Wiki – Wissen vernetzen
Wikis sind einfach aufgesetzte, von vielen Autoren gepflegte Datenbanken – das bekannteste Beispiel ist Wikipedia.
Seit rund zwei Monaten betreiben wir ein eigenes Wiki für den internen Wissenstransfer. Auf dieser Plattform sind alle Manuals abgelegt, von der Bedienungsanleitung für das Telefon bis hin zu spezifischen Kundenabläufen. Das ganze Wissen der Agentur ist schnell erfasst und gebündelt abrufbar. Der Zugriff ist auch von unterwegs möglich. Beim Aufsetzen eines eigenen Wikis sollten folgende Grundsätze beachtet werden:
1. Fertig – los?
Investieren Sie Zeit in die Überlegungen zum Aufbau des Wikis. Was wollen Sie damit erreichen? Welche Informationen gehören ins Wiki? Welcher Logik folgt der Suchbaum? Prüfen Sie verschiedene Softwares. Wir haben uns für den Wikipedia-Klassiker Mediawiki entschieden.
2. Einfach genial
Ganz entscheidend: Beiträge zu erfassen muss so einfach sein, wie ein Word-Dokument zu erstellen. Nur so sichert man die Mitarbeit aller Know-how-Träger.
3. Erfolg ist messbar
Ein Wiki lebt nur, wenn es laufend aktualisiert und erweitert wird. Dazu braucht es einen Chefredaktor oder Coach. Diese Person ist zuständig für die Qualität, gibt Feedbacks, setzt Ziele und und coacht das Team.
Ablage mit System
Die Ablage ist das Gehirn eines Unternehmens – auf Papier und elektronisch. Und auf dieses müssen alle Teammitglieder jederzeit zugreifen können. Überprüfen Sie, ob Ihre Ablage den folgenden Kriterien entspricht.
1. Einfaches System
Ist die Ablage selbsterklärend aufgebaut? Das System muss so einfach sein, dass es ausnahmslos alle anwenden. Nehmen Sie sich bei der Einführung eines neuen Mitarbeitenden Zeit, um die Logik der Ablage zu erklären.
2. Papier und PC im Doppel
Hängemappen und Bildschirm-Ordner sind mit derselben Logik eingeordnet. Ineffektive Organisationssysteme hemmen die Produktivität des Einzelnen und natürlich auch von Teams.
3. Freiräume schaffen mit Archivieren
Seien Sie konsequent. In der elektronischen und in der Papierablage befinden sich nur das laufende und das letzte Jahr. Ältere Dokumente gehören ins Archiv. Auch dieses ist nach dem gleichen Index aufgebaut wie die aktuellen Projekte.
Interne Sitzungen auf den Punkt gebracht
Projekte fahren sich fest oder ufern aus, weil man nicht definiert hat, wie sie durchzuführen sind. Das gilt auch für interne Sitzungen.
1. Vorbereitung ist die halbe Miete
Gerade bei den ritualisierten Wochen-Sitzungen: Ist das Ziel definiert?
Wissen alle, was die Sitzung überhaupt erreichen soll? Zur Vorbereitung
definieren alle Anträge an ihre Teamkollegen und geben den voraussichtlichen Zeitaufwand vor. Dies schafft Klarheit, wo das Unternehmen mit seinen Projekten steht.
2. Effizienter Ablauf
Halten Sie sich auch intern an einem zeitlichen Rahmen. Ein Teammitglied kontrolliert die Zeit und interveniert, wenn nötig. Informationen und Aufgaben, die nicht das ganze Team betreffen, werden bilateral geklärt. Wir machen ausserdem beste Erfahrung mit Stehsitzungen.
Literaturvorschläge und Links
Laufend effizienter werden
David Allen, Autor von Getting Things done (Deutsch: Wie ich die Dinge geregelt kriege) offeriert einen kostenlosen Newsletter. Zu abonnieren unter www.davidco.com.
Spielerisch alte Gewohnheiten über Bord werfen
Der Bestseller Die 7 Wege zur Effektivität von Stephen R. Covey gibt es seit April 07 als Kartendeck. Jede der 50 Karten enthält ein wichtiges Prinzip der Covey-Philosophie, das auf der Rückseite kurz erläutert wird.
Der Klassiker
Immer noch eines der besten Prinzipien für die Schnellstruktur eines Tages oder einer Woche: Die Eisenhower-Methode.
«Wenn wir aufhören, das Falsche zu tun, tut sich das Richtige von selbst.»
F.M. Alexander