Sie überlegen sich ein Engagement auf Facebook, Twitter, YouTube oder den Aufbau eines Blogs? Wahrscheinlich sind Ihre Mitarbeitenden schon lange auf diesen Social Media Plattformen aktiv. An welche Grundsätze halten Sie sich als Organisation – und was erwarten Sie von Ihrem Team?
Dieser Anstoss
- zeigt sieben Schritte für lebendige Guidelines
- definiert drei Kapitel für den Inhalt
- bringt praktische Vorlagen und Beispiele
Sieben Schritte für lebendige Spielregeln
Im Mitmach-Web können alle dabei sein, auch Ihre Mitarbeitenden; privat oder geschäftlich. Und da lässt sich nicht einfach eine Grenze ziehen: Auch wenn der Arbeitgeber nicht im Profil erfasst ist, so wissen zumindest die Freunde aus dem echten Leben, für welches Unternehmen man tätig ist. Oder Journalisten finden das mit einfachen Recherchen heraus. Kontroverse Äusserungen in Kommentaren, Facebook-Pinnwänden oder Tweets können vor dem Hintergrund der beruflichen Tätigkeit Zündstoff bergen.
Deshalb ist es wichtig, die Grundregeln der öffentlichen Online-Beteiligung zu klären. Einfache Anleitungen vermitteln den Angestellten Sicherheit. Sie verpflichten auch die Organisation selbst zu einer definierten Grundhaltung auf eigenen Webseiten, Blogs oder Sozialen Netzwerken. Sieben Schritte führen zu Richtlinien, die praktikabel und lebendig sind:
- Halten Sie die Spielregeln so einfach und kurz wie möglich.
- Beteiligen Sie Ihr Team an der Erarbeitung, in Kerngruppen, durch Vernehmlassung.
- Erarbeiten und veröffentlichen Sie die Richtlinien vor Ihrem ersten Social Media Auftritt.
- Halten Sie sich selbst daran – nur so sind Regeln glaubwürdig.
- Informieren Sie intern offen bei Überschreitungen oder Problemen.
- Werten Sie Regeln und Probleme jährlich einmal aus, mit Web, HR und Kommunikation.
- Korrigieren Sie Regeln, wenn sie veraltet, zu eng oder zu weit gefasst sind.
Viel wichtiger als schriftliche Regeln ist der lebendige Umgang mit ihnen und mit Social Media: Erklären Sie Ihrem Team, was ein Engagement bringen soll, welche Philosophie und Strategie Ihr Dialog verfolgt, was die Mitarbeitenden dazu beitragen können.
Drei Kapitel für den Inhalt
Social Media Richtlinien sollten drei Punkte berücksichtigen:
- Welche Social Media sind gemeint
Damit allen klar ist, ob jetzt ein Kommentar auf einer Website genau so in diesen Rahmen gehört wie ein persönlicher Tweet. - Grundidee des Social Media Dialogs
Wieso engagiert sich Ihre Organisation? Wie definieren Sie Ihre Grundhaltung? Welche Qualität sollen Inhalte erreichen? - Einsatz von Social Media durch Mitarbeitende
Welche Regeln gelten für Beiträge, privat und geschäftlich mit Bezug zur Organisation? Wie ist der Bezug zur Organisation offen zu legen? Was ist gewünscht, was ist Pflicht, was liegt nicht drin?
Wenig Sinn macht es, Social Media Spielregeln aufzustellen, wenn ein Unternehmen sich selbst in keiner Weise am Dialog beteiligt. Zu Diskussionen führt auch der Spagat zwischen Facebook-Auftritten mit gleichzeitig gesperrtem Zugang für die Mitarbeitenden. Dieser Punkt muss im Papier offen angesprochen werden, siehe zum Beispiel Punkt 9 im nachfolgend verlinkten BVDW-Leitfaden.
Vorlagen und Beispiele von Coca-Cola bis OTTO
Der Bundesverband Digitale Wirtschaft BVDW hat einen Leitfaden mit 10 Tipps als Orientierungshilfe veröffentlicht, die amerikanische Agentur SHIFT hilft mit einer Kurzvorlage. Die hat übrigens auf einer Seite Platz – genau so wie die zehn Punkte von DAIMLER in diesem PDF oder die Guidelines von OTTO, beschrieben in einem Beitrag des PR-Bloggers (hier nach unten scrollen). Wer etwas mehr Zeit hat, stöbert in den über 100 englischen Beispielen von Social Media Governance.
Spielregeln müssen auf einen Blick verstanden werden, sonst blockieren sie die Mitspieler. Übertretungen und Fehler gehören auch zum Umgang mit Social Media. Wer sich auf dieses Spielfeld wagt, kann viel gewinnen; wird aber auf ebenso viel Kontrolle verzichten müssen. Deshalb eignet sich die Regel 4 von OTTO als Vorbild einer sehr offenen Haltung:
«Als Mitarbeiter/in haben Sie das Recht, sich privat und auch öffentlich über das Unternehmen zu äußern – positiv wie negativ. Wenn Sie dies tun, sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse und aus Respekt gegenüber der Community möglichst deutlich machen, dass Sie nur aus Ihrer persönlichen Sicht schreiben.»
Mehr zu Strategie und Richtlinien im Buch «Social Media in der Medienarbeit».
Artikel zu Social Media Richtlinien im bernetblog.
Linksammlung zum Thema via delicious.com.