Wir dachten E-Mail macht uns schneller. Und nun zehrt die Überfülle an Informationen den Zeitgewinn wieder auf.
In diesem Anstoss berichten wir Ihnen
- wie Sie wieder arbeiten, statt nur noch zu kommunizieren
- wie Sie effizienter E-Mails empfangen
- wie Sie Ihre Adressaten ansprechen
Zurück zur Arbeit
Die elektronische Post bestimmt Ihren Tagesablauf. Gewinnen Sie die Kontrolle zurück. Meldet Ihnen Ihre Inbox die eingegangen E-Mails? Und lenkt Sie ab? Dann schalten Sie diese Funktion aus. Nehmen Sie sich stattdessen vier Mal täglich die Zeit, konzentriert Ihre Inbox zu leeren. Als Unterstützung können Sie den E-Mail-Empfang von „dauernd“ auf „alle 120 Minuten“ stelle.
Schnell entscheidet der Effiziente
Vermeiden Sie das Überquellen Ihres elektronischen Briefkastens. Entscheiden Sie bei jeder Nachricht: Löschen – Ablegen – Handeln.
Löschen
Eine E-Mail, die Sie weder behandeln noch ablegen müssen, gehört in den Papierkorb. Tendieren Sie zum schnellen löschen – denn anders als beim physischen Papierkorb können Sie auf den elektronischen immer wieder zugreifen. Wenn Ihr Arbeitgeber den Papierkorb täglich automatisch löscht, legen Sie für unsichere Fälle einen Ordner an: «mein Papierkorb».
Handeln
Wenn Sie innerhalb von zwei Minuten antworten oder die Aufgabe delegieren können – tun Sie dies. Es würde länger dauern die E-Mail abzulegen und auf die Pendenzenliste zu setzen.
Ablegen
Legen Sie Ordner an für E-Mails, deren Erledigung mehr Zeit benötigen. Sie könnten sie «diese Woche» und «diesen Monat» nennen. Aber nicht nach dem Grundsatz: Aus den Augen aus dem Sinn. Prüfen Sie den Diese-Woche-Ordner täglich und den Diesen-Monat-Ordner jeden Freitagmorgen.
Wenn Sie konsequent nach diesen Empfehlungen handeln, werden Sie merken: Eine leere Inbox hilft zu fokussieren.
Bringen Sie es auf den Punkt
Formulieren Sie einen kurzen und klaren Betreff der den Inhalt Ihrer E-Mail eindeutig umschreibt. Und beschränken Sie sich auf ein Thema pro E-Mail. Dies erleichtert dem Empfänger das Erkennen, Erledigen und Ablegen. Sowie Ihnen und dem Empfänger die spätere Suche.
Ordnen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail. Die ersten zwölf Zeilen sollen das Wesentliche enthalten. Soviel passt nämlich auf einen Bildschirm. Geben Sie auf diesen ersten Zeilen klare Handlungsanweisungen. Damit helfen sie dem Empfänger Zeit zu sparen und reduzieren Missverständnisse.
Melanie Schneider, Leiterin Public Relations & Sponsoring bei Bluewin, schwört auf folgende Lösung: Jeder Betreff beginnt mit INFO oder ACT. So kann der Empfänger bereits aus dem Betreff Prioritäten ableiten. Eine Act-E-Mail verschickt sie jeweils nur an einen Adressaten. Und sie richtet sich nach der Maxime „so wenig cc wie möglich, so viele wie nötig“.
Für die Aktions-Anleitung beim E-Mail-Empfang können Sie sich von David Allen inspirieren lassen, oder seine Workflow-Idee zu allen Aufgaben als pdf herunterladen.
Effizienter surfen: Installieren Sie das Bernet Portal als Ihre Startseite (im Browser unter «Einstellungen»). Auf einen Blick: verschiedene Telefon- und Wörterbücher, SBB-Fahrplan und der Wetterüberblick.
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Anstoss 13/März 2005