Hinter erfolgreichen Projekten stehen motivierte, engagierte und gut informierte Menschen. Menschen, die auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Menschen, die einen gemeinsamen Plan verfolgen und am selben Strick ziehen. Und Menschen, die in der Projektarbeit abteilungs-, funktions- und bereichsübergreifend zusammenarbeiten und kommunizieren. Ein Mix aus interner und externen Kommunikation. Silos werden überwunden und für Gärtlidenken sind keine Ressourcen vorhanden.
Wie gehen wir in der Projekt-Kommunikation mit dieser Komplexität um?
Folgende 5 Erfolgsfaktoren sind der Schlüssel für eine erfolgreiche projektbezogene Kommunikation:
- Eine Vertrauensbasis schaffen – dem Gegenüber auf Augenhöhe begegnen. Sich gegenseitig Wertschätzung und Respekt entgegenbringen, Interesse und Empathie zeigen. Transparent und partnerschaftlich kommunizieren.
- Werte und (Feedback-) Kultur vermitteln und vorleben – ein gemeinsames Verständnis für die Unternehmenswerte und (Feedback-) Kultur entwickeln. Resultat: Eine offene Arbeitskultur fördert die Mitverantwortung und Eigeninitiative der Projektmitarbeitenden. Dabei spielen eine konstruktive Feedback-Kultur und das regelmässige Austauschen von Wissen und Learnings (Erfahrungen) eine wichtige Rolle. Aus Fehlern lernt man und sie passieren allen. Falls Werte und Kultur nicht zu einem Projektpartner oder einer Projektpartnerin passen, ist es empfehlenswert, sich vom Partner-Unternehmen zu trennen.
- Gemeinsames Verständnis für Ziele und Aufgaben entwickeln – das Was, Wie und Warum eines Projekts sind für alle Projektmitarbeitenden relevant. Dabei kommuniziert man nicht «nur» über den gewünschten Output und den Weg dorthin, sondern auch ganz bewusst über den Zweck des Vorhabens. Kick-Off-Meetings mit dem gesamten Projektteam eigenen sich hierfür besonders gut. Der direkte Dialog für einen erfolgreichen Start wird so ermöglicht und gefördert.
- Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten und Deadlines schaffen – jedes Teammitglied leistet einen wichtigen Beitrag zum Gelingen eines Projekts. Deshalb muss es seine Rolle, Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen. Erwartungen werden gegenseitig kommuniziert, Deadlines miteinander vereinbart. Können Deadlines nicht eingehalten werden, ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation zwischen Partner*innen wichtig.
- Stetiger Informationsaustausch sicherstellen – Projekte erfordern meist eine rollende Planung. Auf unerwartete Veränderungen muss angemessen reagiert werden. Um dieser Dynamik gerecht zu werden, ist ein nutzerfreundlicher, zielführender und regelmässiger Austausch von Informationen wichtig. Kommunikationskanäle wählen, die für alle Teammitglieder jederzeit gut zugänglich sind. Idealerweise bereits bei Projektbeginn kommunizieren, welche Informationen in welcher Form über welchen Kanal verbreitet werden. Empfehlung: Für Teilprojekte verschiedenen Empfängergruppen definieren.
Fazit: Werden diese 5 Faktoren berücksichtigt, erleichtert das die zielführende Kommunikation in Projekten. Die lineare, planbare Kommunikation nach innen und aussen wird vermehrt von einem stetigen Dialogprozess abgelöst, der situative Kommunikation erfordert. Ein tiefes Verständnis der unternehmenseigenen Werte, eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz und Verhandlungsgeschick sind Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projekt-Kommunikation.
Bild: fauxels, Pexels.com
Weiterführende Links
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