Immer schön eilig: Zeitmanagement-Tools im Test

Die Inbox überquillt, der Bildschirm ist voller Post-its, Lesenswertes stapelt sich digital und analog, die To-do-Liste ist nur noch unleserliches Gekritzel. Höchste Zeit für Selbstorganisation. Zwei digitale Helferchen im Test.

Ferien sind grossartig. Sie erweitern den Horizont, lassen uns Energie tanken – und füllen klammheimlich Inbox und Pendenzenliste. Bester Tipp, damit das Feriengefühl noch ein wenig anhält: Vor der Abreise aufräumen, Dringendes delegieren und alle Pendenzen klar priorisieren. Immer nützlich dabei: Zeitmanagement-Tools wie Things oder TeuxDeux.

«TeuxDeux» reduziert aufs Wesentliche
Plus: Das gratis Tool glänzt durch Reduktion. Übersichtlich und rasch zu bedienen, bringt es Struktur und Design zusammen. Es basiert wie eine Papieragenda auf einer Wochenansicht (aus unerfindlichen Gründen sind nur fünf Tage sichtbar). Pendenzen werden beim jeweiligen Tag eingetippt, fertig. Erledigtes wird mit einem Klick durchgestrichen, nicht Gestrichenes zieht TeuxDeux in den nächsten Tag weiter. Nützlich ist die «Someday» Rubrik für Pendenzen ohne Termin. Sehr praktisch: TeuxDeux ist eine Web-Applikation und kein Programm, das installiert werden muss. Pendenzen sind also überall zugänglich, sofern Internet vorhanden ist. Auch die iPhone-App für 3 Franken ist leicht zu bedienen und visuell ansprechend. In der App steht der Dienst auch offline zur Verfügung und synchronisiert automatisch sobald die Internetverbindung wieder steht. Genial finde ich die Möglichkeit, verschiedene Accounts anzulegen, die mehrere Personen zusammen bearbeiten können. In der App lässt sich leicht von einem Account zum anderen springen, im Browser muss man dazu mehrmals einloggen.
Minus:  TeuxDeux zeigt fünf Tage. Punkt. Die Übersichtlichkeit einer Monats- oder Tagesansicht fehlt. Auch die Druckfunktion zeigt nur die Fünf-Tage-Ansicht. Diese dafür formschön und übersichtlich. Für komplexe Arbeitssituationen fehlt mir die Möglichkeit, eigene Rubriken für Kunden oder Projekte zu erfassen oder Pendenzen mit Schlagworten zu versehen und mich erinnern zu lassen. Ausserdem gibt es TeuxDeux nur in Englisch.

«Things» die ausgefeilte To-do-Liste
Plus: Vieles, was bei TeuxDeux fehlt, hat Things. Das kostenpflichtige Programm eignet sich gut für komplexe Arbeitsalltage oder komplexe Menschen: Es erlaubt, Pendenzen mit Schlagworten zu versehen und in Projekten zu ordnen. Things stellt alle To-dos in einer einzigen Liste dar, wobei sich die Ansicht chronologisch oder nach Projekten und Schlagworten ordnen lässt. Neue Pendenzen werden mit zwei Klicks erstellt, per Drag-and-Drop Projekten zugeordnet. Bei Pendenzen mit Deadline rechnet Things vor, wie viel Zeit mir bis dahin noch bleibt. Alles, was «heute fällig» ist, leuchtet mir rot entgegen. Erledigtes kann ich abhacken, dann im Logbuch oder im Papierkorb verschwinden lassen. Sich wiederholende Aufgaben lassen sich als Serie erfassen und Unliebsames kann man gut in der Rubrik «Irgendwann» parkieren. Zum Drucken lässt sich nach Zeit oder Projekten ordnen – leider ist der Ausdruck gedrängt und wenig übersichtlich. Things gibt es in sechs Sprachen, darunter Deutsch.
Minus: Mir fehlt bei Things die räumliche Darstellung der Zeit – Pendenzen sichtbar verteilt über Tage finde ich übersichtlicher und entspannter. Die Darstellung des Programms finde ich nicht sehr ansprechend. Die Anwendung ist wenig intuitiv und es braucht etwas Zeit, bis man Things effizient nutzen kann. Die iPhone-App für 10 CHF finde ich zu komplex für eine rasche Bewirtschaftung, ausserdem muss sie aktiv über Bluetooth synchronisiert werden, braucht also räumliche Nähe zum Gerät, auf dem Things installiert ist.

Fazit: Humor nicht vergessen
Zeitmanagement-Tools sind Geschmacksache. Ich traure manchmal etwas dem MS Office Outlook nach, das mir mit Tages-, Wochen-, Monatsansicht, mit aktiven Erinnerungen und vielem mehr auf die Sprünge geholfen hat. Das macht allerdings nur Sinn, wenn E-Mails und Termine auch über Outlook laufen. Im Mac-orientieren Bernet-Büro nutze ich darum Things für alle langfristigen und wichtigen Pendenzen, ergänzt mit handgeschriebenen Listen für dichte Tage. Wenn es ganz eilig wird hilft immer ein Schuss Kreativität und eine Prise Humor: Einfach mal am Weel of Concept drehen und bei Texten den BlaBlaMeter nicht vergessen.

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