Eine Flut von Tipps und Tricks verspricht produktiveres Arbeiten. Hier sind drei selektive Rosinen unter den Produktivitätstipps.
E-Mail-Pause: Ob Neugier oder strenges Pflichtbewusstsein – ständig den Refresh-Button zu drücken oder jede Mail sofort zu lesen lenkt ab und ist anstrengend. Treffend beschrieben wurde der Effekt von Dorie Clark in der Harvard Business Review als Slotmaschine für den Kopf. Oder anders gesagt von gleicher Quelle: «Agieren Sie nicht wie ein dressierter Affe». Das Gegenmittel sind E-Mail-Pausen. Abhängig vom Tagesablauf und Projekten wird für konzentriertes Arbeiten ohne Mails 90 Minuten Lese-Pause empfohlen. Zudem: wer morgens nicht gleich in den Mails versinkt, sondern zuerst die Pendenzen prüft und Prioritäten setzt, lässt sich weniger durch die Mails lenken.
Internet- und Social Media-Pause: Meistens sind alle Kanäle offen. Nebst den Mails bilden Webseiten, Chat und Social Media Kanäle den Hintergrund der täglichen Arbeit. News-Meldungen, direkte Nachrichten und Schlagzeilen unterbrechen die Konzentration. Am einfachsten verbannt man die Ablenkung und nutzt bestimmte Zeitfenster für die jeweiligen Kanäle. Am besten immer zur gleichen Zeit oder morgens beim Prioritäten ordnen gleich einplanen. Was ebenfalls hilft, ist eine Aufgabe bewusst nicht am üblichen Arbeitsplatz zu bearbeiten.
Multitasking-Pause: Erfolgsrezept oder Ablenkungsgarant? Oft bedeutet Multitasking, nur zwischen den Arbeiten hin- und herzuwechseln, was den Arbeitsfluss unterbricht und Energie braucht. Im McKinsey Quarterly zum Erholen vom Informationsüberfluss mahnen die Autoren, nur einem Bewältigungsmechanismus nachzugeben. Also gilt es, auf Aufgaben zu fokussieren. Informationen sowie die Dringlichkeit von Aufgaben zu prüfen und filtern.
Planen und bewusst entscheiden
Alle drei Pausen haben gemeinsam, dass man sich bewusst entscheiden muss, welche Aufgabe nun Priorität hat. Das wird mit der Informations- und Aufgabenflut immer schwieriger. Umso wichtiger ist es deshalb, bei Einflüssen von aussen über die ganz unterschiedlichen Kanäle bewusst zu entscheiden. Sind die Prioritäten bereits bei Arbeitsbeginn klar, bringt auch Unvorhergesehenes nicht alles ausser Form. Gönnen wir uns etwas Tunnelblick, um konzentriert zu arbeiten.
Weiterführende Links:
«Konzentrationskiller E-Mail» im bernetblog
«Concentrate: Aufmerksam im Arbeitsalltag» im bernetblog
«Immer schön eilig: Zeitmanagement-Tools im Test» im bernetblog
Dorie Clark im Harvard Business Review Blog zu «Five things you should stop doing in 2012»
Aaron Shapiro im Fast Company Expert Blog «3 Proven Strategies To Keep The Internet From Killing Your Productivity»
McKinsey Quartely zu den Nachteilen von Multitasking «Recovering from information overload» und Bits Blogbeitrag der New York Times zum Quarterly