Selbst ein perfektes E-Mail scheitert am Betreff: Es wird nicht gelesen oder in der Ablage nicht mehr gefunden. Drei Tipps zu Inhalt, Vorgehen und was wirklich wichtig ist.
Noch rasch zum Schluss eingesetzt, bekommt die Betreffzeile im E-Mail wenig Aufmerksamkeit vom Absender. Doch sie ist das Erste, was der Empfänger sieht. Was im Betreff stehen soll, wann der Text eingesetzt wird und das Überprüfen der Relevanz helfen beim Setzen von besseren E-Mail-Betreffs.
- Schlüsselwörter: Was gehört in den Betreff? Unabhängig von Ablage-Techniken im E-Mail-Eingang ist die Suche ein verlässlicher Helfer im Alltag. Ein treffender Betreff hilft bei der Recherche. Texten Sie den Betreff mit den entsprechenden SchlüsselwörterN. Geht es um eine Sitzung, einen Bericht oder gar um eine Einladung an einem konkreten Datum? Versetzen Sie sich kurz in den Empfänger hinein und verwenden Sie die Sprache, die von beiden genutzt wird. Benennen Sie Anlässe und Dokumente, die Sie austauschen oder besprechen mit den gleichen Worten. Auch Abkürzungen machen nur Sinn, wenn sie von beiden erkannt und gängig verwendet werden. Oder wissen Sie auf Anhieb, was «eom» und «nrn» heisst? Die Präzisierung mit inhaltlichen Details hilft bei einem Newsletter, einer Einladung wie auch im alltäglichen Austausch den Inhalt anzukündigen. Sagen Sie, was den Leser erwartet.
- Zeitpunkt: Wann setze ich den Betreff? Beim Texten bringen Sie auf den Punkt, was im E-Mail steht. Starten Sie darum mit dem Betreff. Es hilft, genau zu definieren was den Empfänger erwartet. Nach dem Texten des E-Mails prüfen Sie den Betreff nochmals. Kündigt dieser an, was Sie gerade vorbereitet haben? Wird er verstanden und in einer vollen Mailbox wiedergefunden?
- Relevanz: Wie wichtig ist wichtig? Gehen Sie vorsichtig mit Schlüsselwörtern wie «dringend» und «wichtig» um. Der gezielte Einsatz von Ausrufezeichen wirkt nicht nur freundlich, sondern ist auch effektiver. Werden diese gezielt und somit selten eingesetzt, erzielen sie, wenn einmal eingesetzt, beim Empfänger mehr Wirkung. Ganz verschwinden lassen kann man schreiende Versalien – BITTE NICHT benutzen. Wobei, ich gebe es zu, für Gratulationen oder frohe Schöne-Ferien-Wünsche könnte man ab und an – eben auch gezielt – eine Ausnahme machen.
Der Betreff ist die erste Chance, Interesse zu wecken. Mit den obigen Tipps schaffen Sie einen Mehrwert für den Empfänger. Mein Favorit: Den Betreff strukturieren, wenn er länger ist. Zuerst legt man den Hauptinhalt fest um ihn dann mit einem Doppelpunkt abzutrennen. Beispielsweise wie im Titel dieses Blogbeitrags, der so auch als Betreff im Blog-Abo verschickt wird.
Weiterführende Links
– Bernetblog-Beitrag «Das E-Mail ist tot – lang lebe das E-Mail»
– Bernetblog-Beitrag «Text-Rezept: effizient und besser Schreiben»
– Bernetblog-Beitrag «Höflichkeit 2.0 – Benimmregeln im digitalen Leben»