Wie lange brauchen Mitarbeitende im Intranet, um eine Information zu finden? Gemäss einer Studie findet ein Grossteil der Befragten (38 Prozent) das Gesuchte nicht sofort. Unsere Tipps für eine bessere Infostruktur im Intranet.
Das Intranet dient zur Information und Kollaboration im Unternehmen. Aber die Nutzer sind anspruchsvoll – sie wollen beste Usability und schnelle Navigation. In der deutschen Intranet Studie 2016 gaben 38 Prozent der Befragten an, dass sie die gesuchten Informationen im Intranet nicht sofort finden. Folgende Tipps helfen für einen kurzen Weg zu Informationen im Intranet:
- Planung der Struktur: Bevor die Struktur geplant wird, muss das Ziel klar sein. Dient der Kanal zur Informationsvermittlung, als Arbeitsplatz oder zum Austausch? Wie verhalten sich Mitarbeitende auf der Infosuche? Mit der Hilfe von Personas spielt das Intranet-Team dieses Verhalten durch und entscheidet Funktionalitäten und Designs. Hier zeigt sich, ob die entworfene Struktur den Nutzer schnell zur Information führt.
- Suche und Verschlagwortung: Das Suchverhalten beeinflusst die Linkstruktur, Verlinkung, Präzision und Informationsmanagement. Mitarbeitende haben eine unterschiedliche Suchkompetenz und bewegen sich aus verschiedenen Gründen im Intranet, zum Beispiel zum gezielt Nachschlagen oder zum Nachforschen. Volltextsuche, Parametersuche oder Indexierung – die Gewichtung entspricht dem häufigsten Suchverhalten. Die Suchfunktion muss stetig überwacht und angepasst werden: Welche Suchen ergeben keine oder ungenaue Ergebnisse? Werden die gesuchten Begriffe richtig vervollständigt?
Ohne Verschlagwortung von Inhalten funktioniert die Suche aber nicht. Das Konzept zur Verschlagwortung ist eine Stolperfalle, da es einen Grundsatzentscheid verlangt: Gibt das Unternehmen eine Taxonomie vor oder erlaubt es Social Tagging? Egal welches Konzept, es muss von den Editors konsistent eingehalten werden. Deswegen heisst es: Diszipliniert Schlagwörter setzen. Ohne Ausnahmen. - Nutzertests und Pilot: Die erste Intranet-Version braucht frühe Nutzertests. Die Realität hilft dem Intranet-Team, aus den Verästelungen der Struktur aufzutauchen und gibt neue Anregungen für direkte Informations-Wege. Wie wichtig die Nutzertests sind, zeigte das SVIK Rating 2015. Es bemängelte die Nutzerführung in allen eingereichten Intranet-Projekten.
Schliesslich ist es Zeit für die Pilot-Version. Auf ihr wird die Struktur geprüft und erste Editoren werden geschult. Jetzt zeigt sich, ob das Konzept für die Verschlagwortung nachvollziehbar ist. Ein erfolgreicher Pilot motiviert andere Teams, sich für das Unternehmen im Intranet zu engagieren.
Ein Intranet ist ein Langzeitprojekt und entwickelt sich immer weiter – wichtig ist es, diese Entwicklung durch Ressourcen zu ermöglichen.
Weiterführende Links
bernetblog-Beiträge zum Thema «Intranet»
Checkliste Intranet-Projekt
Intranet Studie 2016 und 2014
SVIK Rating 2015
Chatroom statt Ablage? Wie Intranets den Austausch fördern
Internet Kommunikation und IT Security