Die Vorteile der schnellen Kommunikation via Slack liegen auf der Hand. Der Instant Messaging-Dienst erleichtert die Kommunikation im Team und mit externen Partner:innen. Doch der intensive Arbeitsalltag, ein ungeschickter Umgang mit der App oder schlicht die Flut von Benachrichtigungen auf diversen Kanälen können zur sogenannten Slack-Fatigue führen. Wir geben hier fünf Inputs, damit Slack weiterhin effizient und mit Freude genutzt werden kann.
1. Erwähnungen richtig einsetzen
Soll sichergestellt werden, dass ein bestimmtes Teammitglied auf eine Nachricht reagieret, lohnt es sich mit Erwähnungen (@NameGspändli) zu arbeiten – so erhält die entsprechende (und nur die entsprechende) Person eine Benachrichtigung. Betrifft eine Information mehr als eine:n Nutzer:in, kann auch mit @hier gearbeitet werden. Damit werden alle benachrichtigt, die zu diesem Zeitpunkt im Kanal aktiv sind. Sollen hingegen alle Mitglieder eines Kanals benachrichtigt werden, sprich auch jene, die gerade nicht online sind, kann die breite Ansprache via @channel erfolgen. Diese Funktion sollte sparsam eingesetzt werden. Also nur dann, wenn es sich um eine wirklich relevante Information für alle handelt.
2. Benachrichtigungen stummschalten
Wie und wann man benachrichtigt wird, kann individuell eingestellt werden. Werden die oben genannten Erwähnungen zu inflationär eingesetzt, oder wenn die Konzentration zu sehr unter ständigen Benachrichtigungen leidet, bietet Slack mehrere Lösungen. Sollen einzelne Kanäle stummgeschaltet werden, kann dies via Kanal-Einstellungen im jeweiligen Kanal angepasst werden. Sollen sämtliche Kanäle stumm geschaltet werden, kann das unter Persönliche Einstellungen > Benachrichtigungen («Benachrichtige mich über nichts») ausgewählt werden. Jede:r Nutzer:in kann auch einen individuellen Zeitplan definieren und so bestimmen, wann die persönliche benachrichtigungsfreie Zeit beginnt und endet.
3. Slackbot knows it all
Der Slackbot kann auf simple Weise genutzt werden, um gewisse Aufgaben im Team zu automatisieren. Gibt es Fragen, die immer wieder gestellt werden? Im Slackbot lassen sich Antworten vordefinieren und speichern. Das kann sehr nützlich sein. Bsp: «Wie lautet das WLAN-Passwort für Gäste?» oder «Wann hat XY Geburtstag?». Natürlich sollten hier keine heiklen Daten hinterlegt werden.
4. Ungelesenes auf einen Blick
Um schnell einen Überblick über alle ungelesenen Nachrichten zu erhalten, hilft die Tastenkombination CMD (⌘) + SHIFT + A. Dadurch erscheinen alle ungelesenen Nachrichten, sowohl diejenigen aus Kanälen wie auch direkte, private Nachrichten. Weitere nützliche Tastaturkürzel gibt es hier.
5. Eigene Emojis kreieren
Ein bisschen Spass muss sein. Wie wäre es, alle Teammitglieder mit Foto zum Emoji zu machen? Oder das Firmenlogo, das Bestsellerprodukt, die Lieblingskatze, oder oder oder? Personalisierte Reaktionen sorgen für etwas Auflockerung im Arbeitsalltag. Die Bilder sollten idealerweise quadratisch, maximal 128 Pixel gross und 64 KB schwer sein und einen transparenten Hintergrund haben. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für benutzerdefinierte Emojis findet man direkt bei Slack.
Weiterführend:
- Slack-Tipps im Bernetblog
- Interne Kommunikation: Bernet Relations hilft weiter
- Slack: Tipps rund um Erwähnungen sowie alle offiziellen Informationen
Foto von Austin Distel auf Unsplash