Eine britische Studie zeigt: Wir verbringen ein Jahr und zehn Tage unseres Lebens in überflüssigen Sitzungen. Dagegen halten unsere Tipps, die Sitzungen spannender und effizienter machen.
Teamsitzung, Abteilungssitzung, Geschäftsleitungssitzung. Einen Grossteil unseres Lebens verbringen wir damit, unsere Arbeit zu besprechen und zu organisieren und das geschieht nicht immer effizient, sagen Teilnehmenden einer britischen Studie: «Du hast immer zwei oder drei Personen, die die Sitzung dazu benutzen, ihre eigene Stimme zu hören». LinkedIn-CEO Jeff Weiner beschreibt in seinem Blogbeitrag vom 1. Juli, wie man Meetings effizient gestaltet. Wir haben die wichtigsten Punkte herausgepickt und mit unseren Erfahrungen ergänzt.
Das Sitzungsziel definieren
Eine Sitzung ist wie eine Wanderung: Ohne klares Ziel verirrt man sich, verschwendet Zeit und Energie. Die Frage: «Was ist Ziel dieser Sitzung?» stellt sicher, dass alle am gleichen Strick ziehen und wissen, warum sie da sind. Das Ziel ist der Zustand am Ende des Prozesses.
- Tipp: Das Sitzungsziel auf einem Flip-Chart-Bogen für alle sichtbar notieren und am Schluss überprüfen, ob es erreicht wurde.
Den Sitzungsleiter bestimmen
Damit Diskussionen nicht ausufern, wird zu Beginn der Sitzung ein Sitzungsleiter bestimmt. Er kann bei kritischen Punkten Ruhe einbringen und die Teilnehmenden wieder an das eigentliche Sitzungsziel erinnern.
- Tipp: Diskussionspunkte, die nichts mit der Sitzung zu tun haben, den Teilnehmenden aber am Herzen liegen, auf einem «Themenparkplatz» aufnehmen. Dieser Flip-Chart-Bogen kann bei passender Gelegenheit hervorgenommen und die darauf stehenden Punkte besprochen und gelöst werden. Die Idee stammt aus dem Workshop Baukasten von stimmt.ch
Protokoll führen
Wichtig ist, dass nicht jedes Wort festgehalten wird. Nur die wichtigsten Beschlüsse werden niedergeschrieben und nach der Sitzung elektronisch verschickt. Das Protokoll dient später als Gedankenstütze.
Zusammenfassen der wichtigsten Punkte
Man soll eine Sitzung keinesfalls beenden, ohne dass die wichtigsten Beschlüsse, nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten nochmals zusammengefasst und definiert wurden. Achten Sie darauf, dass Sie die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmenden Personen haben während dieser wichtigsten Phase der Sitzung.
Keine Präsentation
Jeff Weiner erklärt in seinem Beitrag, dass LinkedIn systematisch Präsentationen aus den Sitzungen verbannt. Der Grund: Der Sitzungsvorsitzende bereitet sich eingehend vor und erstellt eine Präsentation, die Teilnehmenden lehnen sich zum Konsumieren zurück. Die Aufmerksamkeit ist vermindert.
- Tipp: Die Unterlagen 24 Stunden vor Sitzungsbeginn versenden, mit der Auflage, dass sie jeder liest. Das heisst aber noch lange nicht, dass das auch jeder getan hat. Zu Beginn der Sitzung stehen jedem fünf bis zehn Minuten zur Verfügung, um die Unterlagen nochmals durchzugehen. Die Sitzung schweigend zu beginnen ist zwar ungewöhnlich, laut Weiner aber sehr effektiv.
Fragen, was man das nächste Mal besser machen kann
Fragen Sie die Sitzungsteilnehmer am Schluss, was sie mitnehmen können und was man verbessern könnte. Speziell bei neu einberufenen Sitzungsarten ist das empfehlenswert. Die Teilnehmenden fühlen sich erstgenommen und können sich einbringen.
Und zum Schluss noch ein Learning aus dem Agenturalltag
Am wöchentlichen Teambriefing von Bernet_PR setzen wir Termine fest, planen die Woche, tauschen uns über Auslastung aus und teilen Wissen. Zum persönlichen Austausch dient der Teamkaffee am Montag Morgen. Wir trennen Privates und Geschäftliches und sind so effzienter.
Weiterführende Links:
Workshop Planung: Praktische Anleitung zum Gelingen
The messenger is the message – Auftritt will gelernt sein