Viel zu tun, verschiedene Disziplinen, grosse Erwartungen: Im Alltag ist produktives Arbeiten gefordert um alles zu bewältigen. Doch was tun, wenn nichts mehr geht? Stolpersteine lauern überall. Hier zusammengefasst sind die drei Häufigsten und die Tipps, wie man sie umgeht.
Viel zu tun haben heisst noch lange nicht produktiv zu sein. Nur mit einem Zeitplan und klaren Prioritäten geht es voran. Die Autorin und Produktivitätsberaterin Julie Morgenstern bringt es in einem Beitrag zu Produktivität bei Fast Company auf den Punkt: «Produktivität ist, deine Zeit für die richtigen Dinge einzusetzen und sie abzuschliessen.»
Diese Stolpersteine sind häufig – und so kann man sie überwinden:
1. Unterbrechungen vermeiden
Im Alltag lauern viele Ablenkungen. Unerwartetes unterbricht den geplanten Tagesablauf und bringt den Zeitplan durcheinander. Unterbrechungen stehlen Zeit: Die Informatikprofessorin Gloria Mark sagt, es brauche 23 Minuten um danach wieder zur Aufgabe zurückzukehren. Die Hälfte der Unterbrechungen seien zudem selbstgemacht.
Was tun: Erstellen Sie einen Plan mit allen Aufgaben. Ergänzen sie die Aufgaben mit Zeitangaben, wie lange sie voraussichtlich brauchen und bis wann was erledigt sein muss. So investieren Sie immer nur in das Wichtigste und Dringendste. Machen Sie sich bei der Planung Gedanken, was sie unterbrechen kann. Sei es die Kaffee-Pause oder ein Zeitpuffer für eine absehbare Unterbrechung der Arbeit durch einen Anruf oder eine Anfrage per E-Mail, die eilt.
Mein Favorit: Nach dem Mittag eine halbe Stunde Zeitpuffer einsetzen – für dringende Mail, für Rückrufe, für Unterstützung im Team, für Recherche.
2. Realistische Zeitplanung
Ein Tag ist ein Tag. Er wird nicht länger mit einer grösseren Aufgabenliste. Was ist innerhalb der verfügbaren Zeit möglich? Ist der Zeitplan unrealistisch, bleibt die Motivation auf der Strecke – nicht geht richtig, nichts wird fertig. Man wird leicht abgelenkt, schweift ab und selbst die kleinen Ziele werden schwer erreichbar.
Was tun: Seien Sie beim Planen ehrlich. Berechnen Sie für jede Ihrer Aufgaben genug Zeit ein. Planen Sie auch die Vorbereitung für die Aufgaben ein: Müssen Sie vorher noch ein Telefonat machen um etwas abzuklären? Sind die Unterlagen bereit? Auch das gehört in die realistische Zeitplanung. Sind Sie trotzdem leicht abzulenken, hilft es die Aufgabe von einer anderen Seite anzugehen oder die Aufgabe komplett zu wechseln.
Mein Favorit: Drei kleine, wenig aufwendige Aufgaben innert Kürze erledigen – das motiviert für mehr.
3. Sich sortieren
Ob Zeiteinheiten nach Pomodoro, kreatives Chaos auf dem Tisch oder akribisch geführte Aufgabenliste: Jeder funktioniert anders. Ihr Arbeitsumfeld und Sie sollen zusammen funktionieren – dazu gehört es auch dazuzulernen.
Was tun: Was brauchen Sie zum produktiven Arbeiten? Wie kommen Sie vorwärts? Wo arbeiten Sie ohne Ablenkung? Was fehlt um die Aufgabe abzuschliessen? Was geht besonders gut? Legen Sie sich Ihre eigene Taktik zurecht und nehmen Sie sich bewusst Zeit, diese umzusetzen.
Mein Favorit: Eine Aufgabenliste, eine möglichst leere, sortierte Inbox und am Abend vorher die Aufgaben für den nächsten Tag prüfen.
Und jetzt: Packen Sie die nächste Aufgabe an und bringen Sie sie zu Ende.
Weiterführende Links
– Bernetblog-Beitrag «Zeitmanagement: Fokus und Konzentration nach Pomodoro»
– Bernetblog-Beitrag «Produktiv arbeiten: Drei Tools für mehr Überblick am Bildschirm»
– Inspiration für den Blog und weitere Stolpersteine und Lösungen im Beitrag von Fast Company
Das Titelbild stammt von Flickr und wurde von Bernd gemacht.