Unterschiedliche Vorstellungen über das Warum, Wie, Wann und Wieviel sorgen unweigerlich für Konflikte. Ein persönliches Treffen klärt den Auftrag. Es bringt alle Beteiligten in einen Raum und bietet Zeit, sich ohne Ablenkungen den grundlegenden Fragen zu widmen. Wichtige Fragen werden im Plenum oder in Gruppen diskutiert, der Konsens schriftlich festgehalten.
Diese Klärungen reduzieren das Konfliktpotenzial und bilden für jedes Projekt eine solide Basis:
- Die Ausgangslage und die Organisation verstehen: Was ist die Vorgeschichte? Was die Vision der Organisation/der Projektgruppe? Wie entstand die Idee? Gibt es bestehende Strategien, Konzepte, die beachtet werden müssen?
- Verständnis für gemeinsame Ziele: Was soll erreicht werden? Bis wann? Warum? Wie konkret und SMART sind diese Ziele?
- Herausforderungen identifizieren und benennen: Wo liegt die grösste Schwierigkeit? Gibt es Widerstände gegen das geplante Projekt? Tabus?
- Ressourcen realistisch einschätzen: Welche Ressourcen stehen zur Verfügung – für das Konzept und die Umsetzung danach? Sind finanzielle Mittel für zusätzliche Personen oder externe Dienstleister vorhanden?
- Realistische Zeitplanung vereinbaren: Wann soll mit der Umsetzung gestartet werden? Welche Schritte braucht es bis dahin? Welches sind die wichtigen Meilensteine?
Die prägnante, schriftliche Zusammenfassung des Auftrags dient als Leitfaden, bei drohendem (Gedanken-)Chaos während der Konzeptarbeit und als Konsensvereinbarung zwischen Projektpartnern. Auch neue Mitarbeitende oder Involvierte sind damit nachträglich schnell ins Boot geholt.
Weiterführend:
Alle Bernetblog-Beiträge rund um Konzept
Super Beitrag.
In meinem persönlichen Befinden sind Unternehmen mittlerweile so „Auftragsgeil“, dass der von Ihnen beschriebene Schritt 1 deutlich zu kurz kommt. Auftrage werden da einfach nach Bauplan abgearbeitet, ohne auf die speziellen Bedürfnisse und die Individualität des Unternehmens einzugehen.
Natürlich gibt es auch viele Ausnahmen, aber mein Empfinden hat sich schon häufig genug offenbart.
Haben Sie diese Blaupausen-artige Auftragsbewältigung auch schon einmal mitbekommen?