Gerade im Sommer sind sie kaum auszuhalten: Lange Sitzungen, in denen wir stier ein Traktandum nach dem anderen abarbeiten. Warten bis alle Kolleginnen und Kollegen ihren Senf dazu gegeben haben, sitzend in einem stickigen Raum. An die sommerlichen Glücksgefühle erinnert höchstens der schon leer getrunkene Iced Frappuccino mit Passionsfrucht-Topping der Abteilungsleiterin. «Das nächste Mal machen wir unsere Sitzung in der Badi,» raunt eine Kollegin. Nervöses Gelächter.
Sitzungen und Meetings gehören zum Büroalltag wie das Amen in die Kirche. Ein Austausch im Team, eine Diskussion vor einer wichtigen Entscheidung – macht alles Sinn. Doch müssen diese Treffen immer nach Schema X verlaufen? Traktanden, runder Tisch, Protokoll?
Das Internet ist voller Tipps für die effizientere und kreativere Gestaltung von Meetings (eine gute Übersicht hat unsere ehemalige – und sehr vermisste! – Kollegin Martina Bürge in einer Refind-Collection zusammengestellt). Man könnte also meinen, dass starre Meetings im Jahr 2019 längst der Vergangenheit angehören. Aber davon sind wir – wie wir alle wissen – weit entfernt. Hier deshalb ein paar Ansätze, was wir dagegen tun können.
Ort: Bitte keinen runden Tisch
Ein Workshop mit Kunden im Wald, ein Mitarbeitergespräch im Kafi oder eine Spontansitzung im Büro-Gang: Indem wir ändern, wo wir uns treffen, brechen wir automatisch die Struktur von klassischen (und langweiligen) Meetings auf. Auch kleine Anpassungen helfen: Ein Stehtisch fördert kürzere Meetings, ein gut durchlüfteter Raum bringt mehr Sauerstoff fürs Gehirn. Auch die Arbeitszeit lässt sich dadurch effizienter nutzen. Warum nicht das wöchentliche Teammeeting dann machen, wenn alle auf ihrem Arbeitsweg sind? 15 Minuten Austausch via Smartphone und Kopfhörer, die Inhalte aufs Wesentliche reduziert.
Ablauf: Damit sich eine Stunde nicht wie eine halbe Ewigkeit anfühlt
Das klassische Meeting führt durch die immer gleichbleibende Struktur. Protokoll genehmigen, Anträge a-f, Varia, bis zum nächsten Mal. Dauer: zweieinhalb Stunden, Mittagspause längst tangiert. Das muss nicht sein. Fast alle Meetings haben das gleiche Ziel: Beschlüsse fassen zu (mehr oder weniger) umstrittenen Themen. Kommen wir also gleich zum Punkt und besprechen nur die Themen, zu denen ein Antrag zur Ablehnung erfolgt ist. Nutzen wir dazu Tools (zum Beispiel Slack), um im Vorfeld Fragen einzugeben oder heikle Punkte zu diskutieren.
Bonus-Tipp: Meetings gleich nach der Mittagspause sind ein No-go. Ausser es handelt sich um einen Test für ein Schlaflabor.
Protokoll: Das Schreckgespenst
Wer hasst es nicht: Sitzung endlich überlebt, da sitzt man schon vor dem Laptop und muss alles verschriftlichen. Diese Qual muss nicht sein. Dass wir wichtige Punkte und Beschlüsse schriftlich festhalten, macht durchaus Sinn. Aber warum nicht einfach auf einer gemeinsamen To-do-Liste, zum Beispiel im Trello oder OneNote? Vor der Sitzung tragen alle ihre Traktanden ein und passen sie während der Sitzung gemäss den Beschlüssen direkt selber an. Protokoll? Done!
Zum Abschluss noch ein wichtiger Tipp: Fragen Sie sich stets, ob es für Ihr Anliegen überhaupt ein Meeting braucht. Ist es nur eine Info? Macht ein Rundmail. Geht es nur um Koordination oder Administratives? Greift zum Telefon. Möchte ich die Person einfach gern mal wieder sehen? Trefft euch zum Kafi. Oder in der Badi. Dann stimmt auch das mit den Sommergefühlen wieder.
Titelbild: Unsplash/Bernetblog
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