Eine Konferenz, die nur alle zwei Jahre stattfindet, ist für viele Organisationen ein Höhepunkt für Vernetzung, Wissensaustausch und Kommunikation. Ihr geht eine intensive Konzeption, Planung und Organisation voran. Wie zum Beispiel bei der regiosuisse-Konferenz vom September 2025, die sich an Fachpersonen der Regionalentwicklung richtete. Auch wenn man dies am Tag der Konferenz nicht unbedingt spürt: Der Aufwand, grössere Tagungen oder Konferenzen auf die Beine zu stellen, ist immens.
Doch bei den meisten Konferenzen verpuffen zu viele Inhalte. Events sind vergänglich, das Publikum ist beschränkt und häufig wird der Nachbereitung der Inhalte zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Mit kluger Kommunikation gelingt es jedoch, die Reichweite einer Konferenz zu multiplizieren. Wir haben dies bei der regiosuisse Konferenz mit einem Newsroom vor Ort gelöst: effizient, kanalübergreifend, zielgruppenspezifisch und wirksam weit über den Eventtag hinaus.
Communication Hub vor Ort als Chance für jeden Event
Ein klassischer Newsroom (oder besser: Communication Hub) versteht sich als Drehscheibe für Inhalte und Distribution. Übertragen auf einen Event bedeutet dies:
Alle Inhalte – ob Bild, Video, Statement oder Story – laufen im Communication Hub vor Ort zusammen, werden dort kuratiert, den passenden Kanälen zugeordnet und entsprechend aufbereitet. Das Resultat: Kommunikation, die integriert, konsistent und effizient ist.
Mit der Präsenz eines Communication Hubs vor Ort ergeben sich zusätzliche Chancen:
- Im direkten Dialog mit der Zielgruppe erfassen wir ihre Bedürfnisse und erhalten unmittelbares Feedback
- Story-Scouting und Inhalte generieren ist nie effizienter als an einer hochkarätigen Fachkonferenz. Der Zugang zu Expertinnen und Experten, Fachwissen und Fallstudien ist hervorragend.
- Community Building findet nicht nur virtuell, sondern vor Ort statt
Klare Rollen für maximale Wirkung
Der Communication Hub an der regiosuisse-Konferenz hatte seine Basis in einem Sitzungszimmer mitten im Konferenzgeschehen. Er bot Raum für Kurzinterviews, aber auch für die Abbildung der Planung auf einer grossen Pinwand. Denn die Fülle an Aufgaben war nicht zu unterschätzen. Eine klare Rollen- und Aufgabenzuteilung trug wesentlich fürs Gelingen bei. Diese Funktionen waren definiert:
- Head Communication Hub als inhaltliche und organisatorische Leitstelle
- Verantwortliche Medien: Medienarbeit vor Ort und später
- Social & Community: Bewirtschaftung von LinkedIn und Community Building vor Ort
- Stories: Story-Scouting, Dokumentation und journalistische Arbeiten
- Fotograf: für professionelle Bildwelten
Organisation und Funktion eines Communication Hubs für Events (c) Bernet Relations
Gemeinsam planen bringt bessere Resultate
Eine themenorientierte Arbeitsweise war durch das Konferenzthema «Regionale Wertschöpfung nachhaltig gestalten» gesetzt. Bereits im Vorfeld tauschten sich die Kommunikationsverantwortlichen mit den Fachverantwortlichen aus und identifizierten relevante Themenschwerpunkte für die Kommunikation. Positiv: Der frühzeitige Austausch klärte die gegenseitigen Erwartungen und trug zu einer breit abgestützten Kommunikationsplanung bei. Für die Kommunikation während, unmittelbar nach dem Event und in den Folgemonaten.
Was für einen Communication Hub an Events spricht
Wer das Newsroom-Konzept auf die Eventkommunikation adaptiert, kann viel gewinnen:
- Konsistenz: Zentrale Steuerung führt zu konsistenter integrierter Kommunikation
- Effizienz: Einfacher Zugang zu Stories und People – ein Gewinn für die Content Creation.
- Nachhaltigkeit: Die Kommunikation wirkt weit über den Event hinaus und multipliziert die Zielgruppen, die erreicht werden.
Im zweiten Teil dieser kleinen Blog-Serie lesen Sie, wie wir an der regiosuisse-Konferenz vor Ort gearbeitet haben, wie die Multiplikation der Inhalte funktionierte – und wie sich Newsroom- und Eventkommunikation gegenseitig befruchten.
Was ist regiosuisse?
regiosuisse ist die nationale Netzwerkstelle für Regionalentwicklung in der Schweiz. Sie unterstützt das Staatssekretariat für Wirtschaft und das Bundesamt für Raumentwicklung bei der Umsetzung der Neuen Regionalpolitik sowie der Kohärenten Raumentwicklung. regiosuisse fördert Wissenstransfer, Vernetzung und Weiterbildung für regionale Akteure. regiosuisse.ch
Weiterführende Informationen
- Unser Angebot: Konzept und Umsetzung Communication Hub (Newsroom)
- Teil 2 dieses Blogs: Eventkommunikation endet nicht mit dem Schlussapplaus
- Alle Beiträge im Bernetblog zum Thema Newsroom
Fotos: Timo Kellenberger