Das E-Mail ist tot – lang lebe das E-Mail

Das E-Mail ist fest in den Alltag integriert. Nur scheinbar wird es bedrängt von Chat, Tweet, Post & Co. – zu fest sind Prozesse, Wertigkeit und Funktion in unseren Unternehmen und Köpfen zementiert. Was schätzen wir am E-Mail? Warum wird es nicht verschwinden?

Ich erinnere mich gut an meinen persönlichen Einstieg in das Mail-Geschäft: 1996 (16 Jahre, seufz) – das Mail im Lotus Notes meines global tätigen Arbeitgebers war lediglich im Binnenverkehr offen, es war vorerst nicht möglich mit «extern» zu mailen. Es kam einer Erlösung gleich, als diese Mauer fiel und wir endlich mit den Journalisten und Netzwerkpartnern in den schnellen Austausch treten konnten. Schnell multiplizierten sich die Kontaktmöglichkeiten und Tür und Tor standen offen für Infomüll, CC-Missbrauch und Massenversand-Terror.

Das Mail – der multifunktionale Briefkasten
Zwei Jahrzehnte sind keine Zeit zur Entwicklung einer völlig neuen Kommunikationsform: Der Kontakt von Sender an einen oder mehrere Empfänger in fast Echtzeit oder aber via den elektronischen Briefkasten zum späterlesen. Mit der Zeit ergaben sich aber technisch (HTML-Gestaltung, Links, Applikationen) und funktional neue Möglichkeiten (für was brauche ichs?) weiter. Hier drei Möglichkeiten herausgepickt:

• To Do-Liste
  Das E-Mail mit Auftrag, Info, Input, Anfrage bleibt solange in der Inbox, bis die Aufgabe erledigt oder terminiert ist. Gefährlich: Es entsteht ein paralleles Dashboard zur bestehenden Aufgabenliste. Tools wie Outlook helfen, diese Funktionen zu verbinden – die Doppelfunktion bleibt.
• Wissensplattform
  Newsletter, Produkteinformationen, Alerts – damit wir den riesigen Wust an Information nicht nochmals neu abspeichern müssen, pflegen wir im E-Mail-Konto eine eigentliche Wissensdatenbank – welche bei Jobwechseln sowohl für den Mitarbeitenden wie die Organisation verloren geht.
• Archiv
  Das Mail als Garantie, Beweisstück, Druckmittel: Noch viel stärker als ein Chat, ein SMS, ein Tweet, hat das Mail Dokument-Charakter. Natürlich ist dies in einigen Branchen standardisiert und reglementiert – man denke an die Finanzwelt oder rechtlich heikle Inhalte. Neben diesen Standards und Regeln ist auch die scheinbare Wertigkeit des Mails in unseren Köpfen fest verankert.

Sind auch die Digital Natives – Menschen die nie ohne E-Mail gelebt haben – mit diesen Gewohnheiten konfrontiert? namics-Berater Michael Rottmann sagt im lesenswerten Netzwoche-Artikel (22.2.12, Link) dazu: «Die Digital Natives zeigen ein Nutzungsverhalten, das E-Mail überflüssig machen könnte. Der Vorteil, dass bei E-Mail Sender und Empfänger nicht gleichzeitig online sein müssen, spielt keine Rolle mehr, wenn alle ständig online sind.»

Eine Funktion wird E-Mail mangels Alternative noch längere Zeit spielen: Die Inbox hat eine Zukunft als Info-Zentrale, -Trichter, -Hub. Möglich, dass sich Netzwerke wie Facebook oder Gesamtanbieter wie Google (Gmail, GooglePlus, Apps) in diese Richtung entwickeln und die Nutzergewohnheiten prägen können.

Das Mail – unverzichtbar in der Gesamtstrategie
Was bedeutet dies für unsere Kommunikations-Konzepte und Inhalts-Strategien? Verschwinden wird das E-Mail nicht, aber wohl an Bedeutung im Gesamtmix abnehmen. Wollen wir aber, dass unsere Plattformen (Online-Magazine, Newsletter, Multimedia-Inhalte) wahrgenommen, abonniert und konsumiert werden, müssen wir das E-Mail integrieren. Drei wichtige Instrumente aus meiner Sicht:

1. News-Meldungen und Communiqués an Meinungsmacher
   Die Inbox von Journalisten sind zwar brechend voll. Wenn aber unsere Pressemitteilungen via Mail den wichtigsten Regeln gehorchen, ist das Mail noch immer ein unverzichtbarer Kanal zu den etablierten Massenmedien. Und immer mehr auch zu Meinungsmachern auf Facebook, Twitter, Google+ oder Blogs.
2. Abo von Online-Beiträgen
   Der Corporate Blog, das Online-Magazin kriegt den meisten Verkehr via die Suchmaschinen. Eine treue Leserschaft – und die ist wertvoll – will diese Inhalte aber individuell abonnieren können: via Facebook, Twitter und eben immer noch via Wochen- oder Sofortabo per Mail (hier übrigens der Abo-Link des bernetblog – soviel Werbung muss sein).
3. Newsletter mit klarem Inhaltskonzept
   Nein – der E-Newsletter ist nicht tot – aber durch die unendliche grosse Zahl an schlechten Beispielen zumindest gefährdet. Wenn wir es aber schaffen, konkreten, relevanten, nützlichen Inhalt in guter Portionierung zu bieten, wird sich garantiert ein Publikum finden, die just diese Frequenz (nicht mehr als 6x jährlich) schätzt.

Diese drei Angebote können uns sollen natürlich beliebig miteinander verknüpft werden.

Schlussendlich bleibt es bei den Nutzern, wie sie den Informations-Strom für sich persönlich kanalisieren und wie selektiv sie umgehen mit dem wachsenden Angebot. Tipps dazu in den nachfolgenden Links.

Weiterführende Links 
im bernetblog:
«Killt Facebook E-Mail Tradition?»
«Antwort muss sein – wie schafft man das?»
«Pressemitteilung: Wie umgehe ich den Papierkorb?»
Anstoss-Newsletter:
«Tipps für gerngelesene E-Mailings»
«Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mail»