Sie ist der grösste Medienauftritt, den ein Unternehmen haben kann. Richtig eingesetzt, ist die Medienkonferenz ein gutes Mittel um Kontakte zu pflegen und Präsenz in den Medien zu generieren.
Der organisatorische Aufwand einer Pressekonferenz ist enorm. Es lohnt sich deshalb, sich vorher ein paar Fragen zu stellen:
Worüber will ich informieren?
Rechtfertigt das Thema eine Einladung an die Medien? Oder reicht der Versand einer Medienmitteilung?
Welches ist der ideale Zeitpunkt?
Die zweite Hälfte Vormittag ist ideal. Wochentage je nach Medium beachten! Ausserdem lohnt es sich ein Blick auf den Terminkalender von economiesuisse. Gibt es Kollisionen mit anderen Medienkonferenzen?
Welche Medien lade ich ein?
Eingeladen werden Journalisten, die am Thema interessiert sein könnten. Die Einladung erfolgt etwa zwei Wochen vorher. Sie enthält Angaben über Themen, Ort, Datum und Uhrzeit und Ablauf. Nicht vergessen, Link zur An- oder Abmeldung. Beispiel hier. Spätestens zwei Tage vor dem Medienevent hakt man bei den wichtigsten Journalisten telefonisch nach.
Bei der Vorbereitung gilt es, folgende Punkte zu beachten:
Detaillierter Ablaufplan:
Tabelle mit genauen Zeiten erstellen. Wer spricht wann wie lange über welches Thema. Wie lange dauern Produktevorführungen, Enthüllungen oder Rundgänge?
Auflistung Nasty Questions:
Es lohnt sich, heikle Fragen im Vornherein zu besprechen und passende Antworten dazu vorzubereiten.
Was gehört in eine Medienmappe:
Eine Medienmitteilung, Referate, Fotos und Grafiken und die Präsentationsfolien gehören in die Medienmappe. Diese wird am Eingang aufgelegt oder verteilt, oder elektronisch per Mail oder auf dem Stick.
Es ist so weit, der Tag der Medienkonferenz ist gekommen:
– Smalltalk mit den Medienschaffenden: Der Empfang ist der ideale Ort um die Journalisten zu begrüssen und Kontakte zu knüpfen
– Begrüssung der Anwesenden: Der Moderator oder die Moderatorin begrüsst die Anwesenden und stellt die anderen Referenten vor. Er gibt Ziel, Struktur und Ende der Veranstaltung gleich zu Beginn bekannt.
– Hauptreferate: Die Referate dauern nicht länger als je 15 Minuten. Um es spannend zu halten, reichen zwei Referate. Die Sprache ist bildhaft, so bleibt das gesagte haften. Unterstützt werden die Referate nach Möglichkeit von einer Folienpräsentation.
– Fragerunde: Die Fragerunde wird vom Moderator oder der Moderatorin geleitet. Die Antworten sind am besten kurz und prägnant.
– Ende: Was am Schluss gesagt wird, bleibt hängen. Formulieren Sie in einem Satz nochmals die Kernbotschaft Ihres Unternehmens.
– Evaluation: Argus der Presse oder blueReport helfen bei der Auswertung der Clippings.
Mehr zu einer gelungenen Medienarbeit im Dokument «Dramaturgie Medienkoferenz» von Bernet_PR:
Was sich gerade bei einem Grossandrang lohnt:
1. Eine Liste herumreichen, wo die Medienschaffenden sich und ihre Interviewwünsche eintragen können. Hilft enorm bei der weiteren Abwicklung.
2. Moderator/Moderatorin: Zu Beginn Ablauf des letzten Teils der Medienkonferenz vorstellen. Beispielsweise:
– pro Medien eine Frage (plus max. eine Folgefrage)
– Reihenfolge für Interviews: Zuerst Agenturen, dann Radiostationen, Print und am Schluss TV.
Dieses Vorgehen generiert weniger Nervosität im Journipulk.
Vielen Dank, Mark Balsiger, für die wertvollen Tipps!