Beratungsgespräche: gut gefragt ist halb gewonnen

Beratungsgespräche haben eines gemeinsam: Sie sind höchst individuell. Wie das Gespräch verläuft, hängt stark vom Gegenüber ab. Manche Kund:innen suchen ganz am Anfang einer vagen Idee oder Herausforderung bereits Beratung, andere kommen akribisch vorbereitet ans Erstgespräch und sind primär auf eine fachliche Zweitmeinung aus. Die Spanne reicht von der Suche nach dem eigentlichen Ziel über das Hinterfragen bestehender Ideen bis hin zur Verfeinerung einer Detailplanung.

Unabhängig von der Ausgangslage ist es die Aufgabe der beratenden Person, das Gespräch zu lenken und den Auftakt der Zusammenarbeit für alle Seiten angenehm und erfolgreich zu gestalten. Das gilt sowohl zwischen Agenturen und Unternehmen/Organisationen als auch bei der internen Beratung als Spezialist:in in einer Kommunikationsabteilung.

Offene Fragen sind das wichtigste Werkzeug, um Projekte zum Erfolg zu führen. Einige nützliche Fragestellungen für einen ersten Austausch:

Zusammenarbeit und Rollenverständnis

• Wie kam es zur Beratung? Weshalb wurde die Beratung gesucht?
• Weshalb findet die Beratung zum jetzigen Zeitpunkt statt?
• Weshalb fiel die Wahl auf die Beratungsdienstleiterin/Agentur? Wer hat die Wahl getroffen?
• Was muss heute passieren, damit der Termin erfolgreich war?
• Welche Erwartungen und welches Rollenverständnis herrschen in Bezug auf Auftraggeber:in und beratende Person?
• Gibt es Wünsche, Ängste, mögliche Hindernisse und Befürchtungen in Bezug auf den Auftrag und die Zusammenarbeit?

• Wie setzt sich das (Projekt-)Team zusammen?
• Wie lange sind die Mitarbeitenden im Unternehmen/Team? Sind Änderungen an der Teamkonstellation im Projektzeitraum absehbar?
• Wo ist das Team im Unternehmen angesiedelt und wie ist es positioniert?
• Bei wem liegen welche Verantwortlichkeiten?
• Mit wem arbeitet das Team eng zusammen, welche Prozesse sind etabliert, welche Abhängigkeiten bestehen?
• Welche Kompetenzen und Ressourcen sind vorhanden? Wer entscheidet über deren Nutzung/Priorisierung?
• Gibt es Meinungen, Absichten, Bedürfnisse anderer involvierter Personen/Abteilungen, über die das Team Bescheid weiss?

Auftrag/Projekt

• Wobei soll unterstützt werden?
• Wie ist die Ausgangslage?
• Welche Ziele und Zielgruppen sollen erreicht und welche Botschaften übermittelt werden?
• Gab es bereits ähnliche Aufträge/Projekte? Was waren Learnings daraus?
• Welche Überlegungen bestehen bereits? Wie gesetzt sind diese Überlegungen?
• Gibt es weitere Personen/Abteilungen, die in die Beratung / in den Auftrag miteinbezogen werden müssten?
• Wie sind die Rahmenbedingungen (konzeptionell, terminlich, personell, budgetär etc.)?
• Woran wäre nach Abschluss zu erkennen, dass der Auftrag / das Projekt erfolgreich war?
• Wie sehen mögliche Folgeprojekte aus? Welche Art von Dokumentation ist dafür notwendig?

Nicht immer lassen sich im Erstgespräch alle Fragen klären. Weitere Abklärungen, insbesondere im Bereich Ressourcen und Zuständigkeiten, sind häufig nötig. Deshalb lohnt es sich, zum Schluss des Gesprächs die wichtigsten Punkte zusammenzufassen, weiterführende Fragestellungen festzuhalten und konkrete nächste Schritte zu planen. Eine Leitfrage, die sich dafür bewährt hat: Wer macht was bis wann und wer wird wie darüber informiert?

Neben der Klärung der Ausgangslage, Ziele und Rahmenbedingungen dient das Erstgespräch in vielen Fällen auch einem «Chemistry-Check». Wenn die Chemie stimmt, macht das Vieles einfacher, sie ist jedoch keine Voraussetzung für erfolgreiche Projekte. Eines hingegen gilt immer: Eine offene und lösungsorientierte Haltung aller Beteiligten und die Begegnung auf Augenhöhe sind die Grundlage einer guten Beratung. Und die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt erhöhen die Chancen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Foto von Andrea Piacquadio auf Pexels